Data adalah aset bagi perusahaan di era digital seperti saat ini. Adapun yang termasuk data di antaranya ialah dokumen bisnis. Dokumen tersebut memuat informasi penting mulai dari identitas karyawan hingga hal-hal penting perusahaan. Namun, bagaimana jika dokumen tersebut bocor? Apa dampaknya dan bagaimana cara mencegahnya? Simak ulasannya di bawah ini!

Apa saja yang termasuk dokumen kredensial bisnis?

Sebelum mengetahui apa saja masalah yang dihadapi jika dokumen penting bocor, pahami dahulu apa saja yang termasuk dalam dokumen bisnis bersifat kredensial. Biasanya, pemalsuan dokumen penting terjadi pada ijazah. Pemalsuan ijazah ini biasanya dikenal dengan istilah ‘Diploma Mills’. Tujuannya tidak lain adalah untuk mendapatkan gelar akademis dengan cara instan guna menunjang posisi teratas dalam jabatan atau karier.

Sebenarnya, tidak hanya ijazah saja yang menjadi sasaran pemalsuan dokumen. Ada juga beberapa dokumen lain yang cukup sering dipalsukan oleh oknum-oknum kandidat calon pegawai. Contohnya antara lain adalah:

• Sertifikat yang berhubungan dengan kompetensi seseorang;
• Surat keterangan kerja atau paklaring;
• Surat kesehatan yang meliputi pernyataan sehat, surat sakit, keterangan bebas narkoba, dan lainnya;
• Surat yang berhubungan dengan laporan kredit atau credit report;
• Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).

Begitu pun dengan berbagai surat lainnya. Di sini, sebagai rekruiter di sebuah perusahaan, penting kiranya bagi Anda untuk melihat keabsahan dan keaslian dokumen tersebut. Memang, sepintas antara dokumen asli dan dokumen palsu terkadang sulit dibedakan. Hal ini karena tingkat kemiripan yang tinggi. Meski begitu, tetap saja ada celah dari dokumen palsu tersebut yang bisa diketahui.

Apa yang terjadi jika dokumen tersebut bocor?

Sejatinya, dokumen bisnis seperti yang sudah disebutkan di atas adalah rahasia bagi perusahaan. Sebisa mungkin, perusahaan menjaga privasi dokumen agar tidak rusak secara fisik maupun bocor ke pihak lain. Dampak bagi perusahaan apabila dokumen penting pun tidak main-main, baik itu bagi perusahaan sendiri, karyawan, dan semua kolega bisnis Anda. Mulai dari risiko pemalsuan, tindakan kriminal, bahkan yang paling buruk adalah kredibilitas perusahaan hancur.

1. Risiko dipalsukan pihak tak bertanggung jawab

Kerugian yang pertama jika dokumen penting bocor ialah pemalsuan data. Data yang bocor dapat saja dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan aksi melanggar hukum, misalnya pemalsuan data untuk hal yang menguntungkan pihak tertentu. 

Contohnya saja adalah tindakan phishing. Para pelaku biasanya memancing menggunakan identitas palsu dan meyakinkan korban untuk memberikan data penting miliknya. Apabila si calon korban percaya dengan identitas palsu yang menghubungi mereka, bukan tidak mungkin, si calon tadi jadi korban berikutnya dan oknum tersebut meraup keuntungan besar. Apalagi untuk data yang berhubungan dengan finansial, seperti kartu kredit, rekening bank, dan lain sebagainya.

2. Kredibilitas dan reputasi jadi hancur

Kedua, ini akan berdampak pada perusahaan. Bocornya data mengenai dokumen bisnis, dianggap sebagai kelemahan perusahaan. Sebab, perusahaan harusnya mampu menjaga kerahasiaan data sebaik mungkin. Maka, apabila data tersebut bocor, bisa saja masyarakat melihat perusahaan tidak sungguh-sungguh dan optimal dalam mengamankan data.

Akhirnya, banyak pihak pun merasa dirugikan. Tingkat kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan terus menurun. Begitu pula dengan para investor yang menganggap perusahaan tidak serius, sehingga investor tersebut tidak jadi menanamkan modal ke perusahaan dan justru beralih ke kompetitor.  Perusahaan pun juga berpotensi terjerat UU ITE.

3. Kesulitan menemukan talent baru

Hal yang ketiga adalah perusahaan tentu akan sulit menemukan talenta-talenta baru. Bisa jadi talenta ini adalah yang terbaik di bidang mereka dan ingin bergabung dengan perusahaan. Namun, karena kebocoran dokumen bisnis yang tersebar, mereka akan berpikir kembali untuk bergabung di perusahaan tersebut.

Dampaknya adalah inovasi-inovasi perusahaan menjadi terhambat atau tidak berjalan sama sekali karena minimnya talenta yang bergabung. Kemudian, talenta tersebut bergabung dengan kompetitor dan secara perlahan akan menyalip perusahaan Anda.

Apa yang harus dilakukan perusahaan?

Lantas, bagaimana cara mengatasi dan mencegah agar dokumen bisnis ini tidak bocor dan jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab? Pertama adalah lakukan audit dan pemeriksaan secara berkala terhadap dokumen yang ada, termasuk pengelolaan keamanan dokumen.

Kedua, Anda dapat bekerja sama dengan perusahaan yang memiliki layanan pengamanan data dengan manajemen yang tepat. Misalnya saja layanan Credential Management Platform dari Knowledge Catalyst. Semua data akan disimpan melalui layanan yang aman dengan berbasis IT yang bersertifikasi. Sehingga, cyber security-nya lebih bisa diandalkan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai layanan tersebut beserta penerapannya, bisa klik di sini.

Dokumen bisnis yang bocor dapat membahayakan perusahaan dari berbagai aspek. Mulai dari proses rekrutmen yang melemah, turunnya kepercayaan investor dan publik, hingga kebangkrutan perusahaan itu sendiri. Anda bisa terhindar dari semua risiko tersebut bersama Knowledge Catalyst sebagai penyedia layanan berbasis blockchain yang lebih aman. Yuk, langganan sekarang!

Republish